Doel van het onboardingprotocol
Voordat een engineeringopdracht wordt aanvaard, verifieert Systems Studio de identiteit en juridische status van de klant, de bevoegdheid om diensten voor het project aan te vragen en de facturatiegegevens die nodig zijn voor een geldige offerte, overeenkomst en factuur.
Juridische identificatie
Bevestigen of de klant een particulier, onderneming, vereniging, overheidsinstantie of buitenlandse entiteit is.
Projectbevoegdheid
Verifiëren dat de klant bevoegd is engineering- of ontwerpdiensten voor het pand of project aan te vragen.
Contractuele bescherming
De scope, opleveringen, betalingsvoorwaarden, verantwoordelijkheden en aansprakelijkheidsbeperkingen vastleggen voordat de werkzaamheden beginnen.
Onboardingproces
Het onboardingproces is verdeeld in duidelijke stappen, zodat elk project begint met geverifieerde informatie en een gedocumenteerde overeenkomst.
Aanmaken van het klantprofiel
De klant verstrekt contactgegevens, juridische status, facturatiegegevens en het projectadres.
Upload en verificatie van documenten
Systems Studio verifieert ondernemingsgegevens, machtigingsdocumenten, projecteigendom of mandaat waar van toepassing.
Scopebepaling en dienstselectie
De gevraagde dienst wordt vastgelegd: architectuurontwerp, MEP-engineering, elektriciteit, HVAC, technisch advies of AI-infrastructuur.
Validatie van offerte, overeenkomst en betaling
De werkzaamheden beginnen pas nadat de offerte of opdrachtbrief is aanvaard en aan de vereiste voorschot- of betalingsvoorwaarde is voldaan.
Documenten voor particuliere klanten
Voor particuliere klanten moet de gevraagde informatie proportioneel blijven. Systems Studio vraagt alleen documenten die nodig zijn voor identificatie, projectbevoegdheid, uitvoering van de overeenkomst, facturatie en fraudepreventie.
| Vereiste informatie of document | Doel | Status |
|---|---|---|
| Volledige wettelijke naam | Identificatie voor overeenkomst en factuur | Vereist |
| Woonadres | Overeenkomst, factuur en juridische kennisgevingen | Vereist |
| E-mailadres en telefoonnummer | Communicatie en projectvalidatie | Vereist |
| Project- of vastgoedadres | Locatie van de technische studie en werfcoördinatie | Vereist |
| Eigendomsbewijs of schriftelijke toestemming van de eigenaar | Verificatie dat de klant diensten voor het pand mag aanvragen | Vereist waar van toepassing |
| Ondertekende offerte, dienstenovereenkomst of opdrachtbrief | Scope, prijs, aansprakelijkheid, opleveringen en betalingsvoorwaarden | Vereist |
| Identiteitsverificatie | Fraudepreventie of verificatie bij projecten met hoog risico of hoge waarde | Optioneel / per geval |
Documenten voor zakelijke klanten
Voor ondernemingen verifieert Systems Studio het juridische bestaan van de entiteit, de identiteit van de vertegenwoordiger en de facturatiegegevens die nodig zijn voor een geldige commerciële relatie.
| Vereiste informatie of document | Doel | Status |
|---|---|---|
| Officiële ondernemingsnaam | Identificatie van de contracterende partij | Vereist |
| Ondernemingsnummer / registratienummer | Verificatie via officiële ondernemingsregisters | Vereist |
| Btw-nummer, indien van toepassing | Btw-behandeling en facturatie | Vereist waar van toepassing |
| Adres van de maatschappelijke zetel | Overeenkomst, factuur en juridische kennisgevingen | Vereist |
| Project- of werfadres | Locatie van de technische studie en uitvoeringsplanning | Vereist |
| Naam, functie, e-mail en telefoon van de contactpersoon | Operationele communicatie en projectopvolging | Vereist |
| Bewijs van tekenbevoegdheid of validatie van het bedrijfsdomein | Verificatie dat de persoon rechtsgeldig diensten kan bestellen | Vereist indien nodig |
| Bestelbon of ondertekende orderbevestiging | Betalingscontrole en interne goedkeuring van de onderneming | Aanbevolen / vereist voor grotere projecten |
| UBO-verklaring | Aanvullende verificatie voor buitenlandse, risicogevoelige of waardevolle klanten | Per geval |
Buitenlandse ondernemingen en niet-Belgische klanten
Voor buitenlandse klanten kan Systems Studio aanvullende informatie vragen om het bestaan van de onderneming, de btw-status, de tekenbevoegdheid en de betrouwbaarheid van de betaling te verifiëren.
Ondernemingen binnen de EU
- Uittreksel uit het nationale ondernemingsregister
- Europees btw-nummer, waar van toepassing
- Adres van de maatschappelijke zetel
- Bewijs van vertegenwoordigingsbevoegdheid
- Ondertekende opdrachtbrief of dienstenovereenkomst
- Bestelbon of vooruitbetaling voor grotere opdrachten
Ondernemingen buiten de EU
- Oprichtingsakte of gelijkwaardig ondernemingsdocument
- Fiscaal registratienummer, waar van toepassing
- Bewijs van tekenbevoegdheid
- Duidelijke facturatie- en betalingsgegevens
- Vooruitbetaling voordat de werkzaamheden beginnen
- Contractuele clausule die het toepasselijke recht en de bevoegde rechtbank bepaalt
Risiconiveaus
De omvang van de verificatie hangt af van het type klant, de contractwaarde, het projectrisico en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie.
Niveau 1
Standaard particuliere klant. Basisidentiteit, projectadres, ondertekende offerte en voorschot.
Niveau 2
Standaardonderneming. Ondernemingsnummer, btw-nummer, controle in KBO/ondernemingsregister en gegevens van de vertegenwoordiger.
Niveau 3
Buitenlandse klant of klant met hoge waarde. Bewijs van tekenbevoegdheid, strengere betalingscontroles en mogelijke UBO-verklaring.
Niveau 4
Handmatige beoordeling of weigering. Tegenstrijdige gegevens, weigering van identificatie, verdachte betaling of illegaal verzoek.
Wanneer Systems Studio onboarding kan weigeren
Redenen voor weigering of handmatige beoordeling
- De klant weigert de basisidentificatie.
- De ondernemingsgegevens komen niet overeen met officiële registers.
- De vertegenwoordiger kan zijn of haar bevoegdheid niet bewijzen.
- De klant vraagt werkzaamheden aan voor een pand zonder eigendomsrecht of mandaat.
- De klant weigert de contractvoorwaarden of betalingsvalidatie.
- De klant vraagt Systems Studio technische documenten te vervalsen, antidateren of manipuleren.
Voorwaarde voor de start van de werkzaamheden
Engineeringwerk, technische studies, CAD/BIM-productie, berekeningen, werfcoördinatie en voorbereiding van opleveringen beginnen pas na goedkeuring van de onboarding, aanvaarding van de scope, ondertekening van de overeenkomst en betalingsvalidatie waar van toepassing.
Dit onboardingprotocol is een operationele richtlijn en vervangt geen juridisch advies. De vereisten kunnen variëren afhankelijk van het type project, de klant, de jurisdictie en het contractuele risico.